גביית תשלום, בדלפק או בקישור

כל תשלום שבית הספר גובה עובר דרך חלון אחד. פתחו אותו מדף התלמיד בלחיצה על "תשלום חדש", או מתוך "תשלומים" באותו כפתור, שם הוא פותח בשאלה "מי משלם?". הוא עושה שתי עבודות שנראות דומות ואינן: רישום כסף שכבר בידיכם, ובקשה לכסף שאינו.

בדלפק

1. 1בחרו שורה תחת "עבור מה התשלום?": יתרה פתוחה על מנוי, מקום שלא שולם באירוע, "מכירת מוצר", או "אחר (לא מקושר לכלום)" לכסף שאין מאחוריו דבר.
2. 2קראו את "סכום (₪)" לפני שאתם משנים אותו. במנוי שמשולם בתשלומים השדה נפתח על התשלום הבא ולא על מלוא היתרה — הצ'יפ "מלוא היתרה הפתוחה" מחליף אותו.
3. 3בחרו "אמצעי תשלום". הוא נפתח על "מזומן", כך שכסף שהתקבל בכל דרך אחרת דורש לחיצה מכוונת אחת.
4. 4תחת "כרטיס" בחרו "הכרטיס השמור" כדי לחייב את הכרטיס שהמשפחה השאירה, "כרטיס חדש" כדי להקליד כרטיס בדף התשלום של בית הספר, או "מסוף חיצוני" כשמכשיר סליקה נפרד כבר גבה את הכסף.
5. 5במנוי בתשלומים, ורק כשהכסף לא עבר דרך שדות הכרטיס שלנו, בחרו "הפחתה מהתשלום הקרוב (ברירת מחדל)" או "הורדה מסוף התוכנית".
6. 6לחצו על כפתור הגבייה שנושא את הסכום. סכום מעל מה שבאמת חייבים נדחה; רק "אחר (לא מקושר לכלום)" הוא בלי תקרה.

שליחת קישור במקום

הכפתור "העתקת קישור תשלום" על מנוי, או "העתק קישור לתשלום" מרשימת המעקב בלוח הבקרה, יוצר את החיוב אצל ספק התשלומים ומעתיק ללוח את הדף של בית הספר עצמו. ההורה פותח כרטיס אחד: הלוגו של בית הספר, "סכום לתשלום", השם הפרטי של הילד, שדות כרטיס והכפתור "לתשלום". אין התחברות, וזה בכוונה: הקישורים האלה מועברים למי שבאמת משלם במשפחה. קישור ששולם כבר נפתח עם "התשלום התקבל" במקום לחייב שוב.

כל עוד הקישור לא שולם

הקישור יוצר שורה במצב "ממתין" ברגע שנוצר, והשורה הזאת היא שהופכת "שולם" כשהכסף מגיע. החיוב שמאחורי הקישור נוצר כך שיפוג אחרי 3 ימים. במשך 7 ימים המערכת שואלת את הספק בעצמה מה קרה, כך שתשלום שבוצע כשאיש לא הסתכל עדיין נוחת לבדו; אחר כך אף אחד לא שואל, והשורה פשוט יושבת שם. פתחו לידה את "למה ממתין?" כדי לקרוא את תשובת הספק, או לחצו "בדיקה מחדש". ושימו לב: העתקה נוספת של הקישור לא מחיה את הישן אלא יוצרת חיוב שני, כך שמשפחה שנרדפה שלוש פעמים משאירה שלוש שורות "ממתין" בספרים.